ビジネスメールって、結局のところ「即レス」したほうが良いですか？
ユウメールの返信が早いと信用されるので、即レスが良いです。ただ、誰にでも即レスは効率が悪いので、相手や状況によって変えるのが良いと考えています。
メールは即レスが基本
ビジネスメールは即レスが良いです。
なぜなら、即レスすると、ただそれだけで相手に「仕事ができる」「仕事が早い」と思われて、信用されるからです。
信用はビジネスにおいて非常に重要なので、メールを即レスするだけで信用を獲得できるのであれば、ラッキーです。
また、メールを即レスすることで、仕事が早く進んでいくというメリットもあります。
私は、メールの返信が遅いことは相手にとって失礼なことだと考えています。
なぜなら、メールの返信がくるまで相手の仕事が進まない可能性があるからです。
たとえば、何かの提案に対しての返事をもらうケースを考えてみましょう。
その提案にOKかNOかで、提案した側のスケジュールが変わるとします。
仮にOKだった場合、自分や、その仕事に関わる人のスケジュールの確保が必要だとします。
こういったケースの場合、相手からの返事がくるまでの間、モヤモヤした気持ちになって、場合によっては、メンタル的に他の仕事にも影響が出るかもしれません。
けれども仮に、相手からの返事がすぐに来たらどうでしょうか？
すぐに動きだすことができますし、他の仕事に影響が出るようなモヤモヤした時間を過ごすこともなくなります。
大きなプロジェクトの場合、すぐに返事を出すことはできないかもしれませんが、そうでない場合にはすぐに返事を出せると思います。
また、仮にすぐに返事を出せない場合であっても、「いつまでにお返事します」というメールを即レスで送れば、相手に不要な心配をかけさせることもなくなります。
ですので、私は基本的にメールは即レスするべきだと考えています。
ただ、ひとつ他の人は言っていないような独自ルールを持っていて、それは基本的に即レスだが、即レスするのは「相手がお金をくれる場合だけ」というルールです。
お金を払ってくれる人に対しては特別対応は当たり前
メールを即レスすると良いことがありますが、顧客数が多い場合には、何でもかんでも即レスしていると自分の仕事が進まないです。
メールを返すことが仕事であれば問題ないかもしれませんが、そうでない場合には、メール返信にもルールを設ける必要があります。
そこでオススメなのが、自分にとってメリットのある相手にだけ即レスする方法です。
たとえば、以下のような人たちです。
- 出世につなげてくれるような上司
- 仕事を手伝ってくれる後輩・部下
- 頻繁に仕事を依頼してくれるお客さん
- お金払いが良いお客さん
ずる賢いと思うかもしれませんが、どんなメールでも即レスしていると、仕事が全然進まずに、逆に仕事ができない人になってしまう可能性があるので、何らかのルールが必要です。
どんなルールを設定するかと考えたときに、もっともベストなのは、自分にとってメリットのある相手だけ特別扱いするということです。
人によっては「それってどうなんだろう？」と感じるかもしれませんが、この世の中は特別対応で溢れています。
お金を支払う人が優遇されて、そうでない人が雑な扱いを受ける場面はたくさんあります。
そしてそれは、ビジネスの面で見れば当たり前のことです。
メールの返信を即レスしないケースについて
さいごに、メールを即レスしないケースについてもお話します。
「自分にとってメリットのある相手には即レス」が基本ですが、それ以外の人たちから来たメールは、内容によって即レスしたり、翌日に返信したりです。
また、自分にとってメリットのある相手についても、場合によっては即レスしないケースもあります。
ひとつは、すぐに返信できない内容のメールが来たときです。
会社員であれば、
上司の承認が必要なケースです。
この場合、返答自体は後回しにします。
ただ、何らかの返事はしておくのがベストなので、「明日以降回答します」といったようなメールを送っておきましょう。
もうひとつは、
仕事を終える間際や仕事時間以外に来たメールです。
人によって対応が異なると思いますが、私の場合、仕事終了直前や、時間外に来たメールは無視します。
なぜなら、いつでもメールを返していると、「いつ連絡してもOKな奴」と思われる可能性があるからです。
私は自分のプライベートの時間を大切にしたいので、時間外の対応はしたくありません。
また、終わり間際や夜に来たメールを返すと、頭が冴えてなくて、ミスする可能性があります。
実際に私はミスをしたことがあります。
夜にお客さんとメールのやりとりをしていて、そのメールを朝になってから見返したら、誤字脱字や内容のミスがありました。
ですので、基本は即レスですが、時間帯や内容によっては即レスしないと決めています。
まとめ
メールの返信については、即レスしていたことも、即レスしていなかったこともありますが、即レスしていたときのほうが、まわりから信用されましたし、仕事の進みも早かったです。
ですから経験として、
私は即レスを選んでいます。
あなたにも同じやり方が合うかはわかりませんが、ぜひ試してみてください。
